Умевший совмещать задачи стратегического характера с собственным развитием и отдыхом – навык, так многим недоступным в современности. И метод ейзенхауера возможно у него была какая-то система приоритетов и планирования, позволявшая успевать многое. Чтобы избежать забвения, рекомендуется планировать такие задачи, выделяя на них время и ресурсы. У всех может быть по-разному, потому что приоритеты у всех разные, даже одна и та же задача в разные дни может принести разные результаты. Оцениваем задания по степени важность и срочность , а затем нарисуйте матрицу из четырех частей, где мы их распределяем. Используя матрицу Эйзенхауэра, задачи организованы на основе двух свойств.
Как пользоваться матрицей задач Эйзенхауэра
Подтверждение эффективности этого метода выявили в исследовании 2018 года. Большинство людей предпочитают срочные дела, давая им приоритет перед важными. В процессе эксперимента ученые предложили участникам самостоятельно выбрать задачу для выполнения в первую очередь. Те, кто описывали себя как «занятые», чаще всего выбирали срочные дела. Однако, https://deveducation.com/ когда участников попросили обдумать последствия своего выбора, они отнесли приоритет к важным, но несрочным делам.
Квадрат С — срочно, но не важно
В приложении можно маркировать задачи с помощью четырех уровней приоритетности, которые можно отфильтровать. Пребывание в этом квадрате обычно сопровождается стрессом, а длительное пребывание может привести к «выгоранию». Основная идея — выбирать задачи на свое усмотрение, ориентируясь на текущее настроение, энергию или Фреймворк внешние обстоятельства.
Квадрант C. Delegate. Срочные, но не важные дела
Также есть масса приложений и шаблонов, которые можно использовать для оценки дел. Но часть из них не позволяет сделать оценку каждой задачи, а предлагает просто разнести их по квадратам – что не совсем эффективно для новичков. Применение матрицы Эйзерхауэра уже шагнуло далеко за рамки только управления временем. В ней много пересечений с другими управленческими инструментами. Главное — чтобы список дел в этом квадрате не был огромным и постоянным. Если в нем половина (или даже больше) списка задач, то тут уже стоит задуматься над своей продуктивностью и переосмыслить свою эффективность в целом.
Матрица Эйзенхауэра: что это, как пользоваться, примеры
- Например, в тренинге управленческих навыков мы с участниками обсуждаем вопрос полномочий и делегирования.
- В этом квадранте расположены наиболее приоритетные и перспективные для вас задачи.
- Матрицу Эйзенхауэра легко создать с использованием офисного редактора, ежедневника или обычного листа бумаги.
- Или мотивация, определяющая необходимость достижения данной цели.
- Если вы ощущаете увеличение рабочей нагрузки, пересматривайте свою матрицу, чтобы эффективно управлять своим временем и ресурсами.
После завершения сортировки, уделите особое внимание квадрату «не важно — срочно». Именно в этом сегменте вы обнаружите задачи, которые наилучшим образом подходят для делегирования. Этот метод помогает не «захлебнуться работой» и обеспечивает своевременное выполнение задач. Он особенно полезен, когда много дел и не знаем, с чего начать.
В большинстве случаев вы можете без проблем удалить их из своего списка дел. Применение принципов матрицы задач Эйзенхауэра позволит сосредоточиться на важных целях, избавиться от ненужных и правильно оценить срочность дел. Чем раньше руководитель освоит навыки эффективного планирования времени, тем более уверенным и успешным будет ощущать себя. В этом квадранте сосредоточены дела, которые могут серьезно нарушить планы и снизить эффективность. Эти задачи, хоть и требуют внимания, не способствуют достижению основных целей.
Для проведения такого анализа создайте список задач, выполненных за определенный период (например, за месяц), и распределите их по матрице Эйзенхауэра. После этого проанализируйте, в какой квадрат было вложено больше всего времени. Основная функция матрицы Эйзенхауэра заключается в оперативном определении приоритетности задач. Этот инструмент помогает структурировать задачи, указывая, в каком порядке их выполнять, а также определяя необходимое время для каждой из них. Например, в тренинге управленческих навыков мы с участниками обсуждаем вопрос полномочий и делегирования.
В 70-х годах, описывая способы управления временем, он упоминал об обсуждаемом нами принципе. Подходя к этим задачам, необходимо быть максимально внимательными. Эти планы не торопят и не вводят вас в стресс, а значит нет никаких препятствий, чтобы сделать все максимально точно. Главное — не затягивать, иначе задачи из этого квадрата могут перейти в квадрат А.
Чтобы в этом секторе было меньше задач, необходимо хорошенько проработать остальные три. Возможно, время от времени вы замечаете, что неорганизованные люди увязают в каких-то странных задачах, выглядят уставшими и раздражёнными. Но мы с вами не хотим достигнуть быть такими и должны поступать иначе. А именно, быть организованными, чётко понимать, что и когда нам нужно делать, а также осознавать, зачем мы это делаем. Старайтесь держать список категории A пустым – не забывайте, что все невыполненные планы из группы B мигрируют сюда.
В долгосрочной перспективе «убийцы времени» мешают достигать важных целей. Исследование 2019 года, опубликованное в Journal of Applied Psychology, это доказывает [2]. Ученые нашли взаимосвязь между досугом сотрудников и их продуктивностью на следующий день. Исследователи выяснили, что работники, которые накануне долго смотрели передачи, пришли на работу с хорошим настроем. Но к концу недели их настроение ухудшалось, а мотивация падала.
Именно этот принцип положен в основу матрицы Эйзенхауэра. Именно ему принадлежит фраза «Не все срочные дела важны и не все важные дела срочные», которая лучше всего описывает названный в его честь принцип работы — матрицу Эйзенхауэра. Задачи из Квадрата C легко спутать с Квадратом A, из-за нашего мышления все срочные дела обычно кажутся важными, даже если это совсем не так. Квадрат C создаёт иллюзию продуктивной занятости, отвлекающую нас от действительно важных вещей, и не улучшает нашу жизнь. Люди часто тратят значительное количество времени на решение задач своих коллег, при этом не всегда успевают справляться с собственными.
Этот квадрант включает в себя занятия, несущие минимум пользы, но при этом доставляющие удовольствие. Отдых и развлечения важны, но не должны отвлекать от основных целей. Социальные сети, разговоры по телефону, игры на компьютере — все это позволительно только с учетом того, что они не препятствуют достижению поставленных целей.
Существует иллюзия, будто задачи в матрице должны быть выполнены строго в определенном порядке. В действительности матрица Эйзенхауэра является не правилом, а советом. Как ее использовать — решать нам, ориентируясь на свои собственные потребности.
Важные-несрочные задачи постоянно конкурируют со своими срочными-неважными аналогами. Пока перед нашим носом стоят срочные задачи, мы не так ярко видим последствия менее срочных. На данный момент мы не видим и не чувствуем потенциальной потери дохода без создания нового сайта, но немытая посуда ощутима. Матрица Эйзенхауэра поможет вам понять, какие задачи следует выполнить в первую очередь, а какие — позже. Придерживаясь этих простых принципов, вы сможете делать намного больше каждый день. Здесь уделяем особое внимание планированию времени для задач из квадрата B, в то время как остальные задачи выполняются «в окнах» между этими блоками.